Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit der Website und der Anwendung FlowZart ist:

Melodix Software GmbH
Spitzackerstrasse 18g
8181 Höri
Schweiz

E-Mail für Datenschutzanfragen: [email protected]

2. Geltungsbereich und anwendbares Recht

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website flowzart.ch und die darüber erreichbare Anwendung FlowZart. Wir bearbeiten Personendaten nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG). Unser Angebot richtet sich in erster Linie an Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz. Soweit die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf einzelne Bearbeitungen anwendbar ist, richten wir uns zusätzlich nach deren Vorgaben.

Wir haben keine Vertretung in der EU im Sinne von Art. 27 DSGVO benannt. Wir stützen uns dabei auf die Ausnahme von Art. 27 Abs. 2 DSGVO, da unsere Bearbeitung von Daten von Personen in der EU nur gelegentlich erfolgt, keine umfangreiche Bearbeitung besonders schützenswerter Daten umfasst und voraussichtlich kein erhebliches Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringt.

3. Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsbearbeiter

FlowZart ist eine Planungsanwendung für Musiklehrpersonen und Musikschulen. Je nach Datenkategorie nehmen wir unterschiedliche Rollen ein:

• Verantwortlicher: Für die Daten der registrierten Lehrpersonen und Schulverwaltungen (Konto, Abonnement, Nutzung der Website) sind wir Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts.
• Auftragsbearbeiter: Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern werden von der jeweiligen Lehrperson bzw. Musikschule in FlowZart erfasst oder über Registrierungs-Links erhoben. Für diese Daten ist die Lehrperson bzw. Musikschule Verantwortliche; wir bearbeiten sie ausschliesslich in deren Auftrag.

Eltern sowie Schülerinnen und Schüler, die Fragen zu ihren in FlowZart gespeicherten Daten haben, wenden sich in erster Linie an ihre Lehrperson bzw. Musikschule. Selbstverständlich unterstützen wir Anfragen auch direkt unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

4. Welche Daten wir bearbeiten

• Kontodaten der Lehrpersonen: Name, E-Mail-Adresse, Spracheinstellung, Kontoeinstellungen. Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen per E-Mail zugestellten Anmelde-Link.
• Schüler- und Elterndaten: Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), zeitliche Verfügbarkeiten, Instrument/Unterrichtsangaben, Gruppenzuordnungen — erfasst durch die Lehrperson oder durch Eltern über einen Registrierungs-Link. Telefonnummern und Notizfelder werden bei uns verschlüsselt gespeichert.
• Stundenplan- und Termindaten: Unterrichtszeiten, Lektionen, Pausen, Buchungen.
• Standortdaten von Unterrichtsorten: Adressen bzw. Koordinaten der von der Lehrperson erfassten Unterrichtsräume (zur Berechnung von Fahrzeiten zwischen Unterrichtsorten).
• Zahlungsdaten: Bei kostenpflichtigen Abonnements wird die Zahlung über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Kartendaten werden direkt in Ihrem Browser an Stripe übermittelt und ausschliesslich von Stripe gespeichert — nicht von uns. Wir erhalten lediglich Angaben zum Abonnementstatus und eine Zahlungsmittel-Referenz.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von E-Mails und SMS, die über FlowZart versendet werden (z. B. Anmelde-Links, Terminbestätigungen, Erinnerungen).
• Technische Daten und Nutzungsprotokolle: Bei angemeldeten Nutzerinnen und Nutzern protokollieren wir Seitenaufrufe innerhalb der Anwendung (aufgerufene Seite, Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-Informationen, verweisende Seite) zu Betriebs- und Statistikzwecken. Diese Protokolle sind ausschliesslich für uns als Betreiberin einsichtbar, werden nicht an Dritte weitergegeben und nach 365 Tagen gelöscht. Daneben fallen technische Fehlerprotokolle an, soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten für folgende Zwecke:

• Vertragserfüllung: Bereitstellung der Anwendung, Stundenplanung, Terminverwaltung, Versand von Bestätigungen und Erinnerungen, Abwicklung von Abonnements.
• Berechtigtes Interesse: Gewährleistung von Betrieb, Stabilität und Sicherheit (z. B. Fehlerdiagnose, Missbrauchsabwehr, Schutz vor Überlastung, interne Nutzungsstatistiken).
• Einwilligung bzw. aktive Nutzung: Optionale Funktionen wie Kalender-Synchronisation oder KI-gestützte Hilfen werden nur aktiv, wenn die Lehrperson sie ausdrücklich einrichtet oder verwendet.

6. Hosting und Speicherort

Unsere Server befinden sich in der Europäischen Union. Die Datenbearbeitung erfolgt im Einklang mit dem schweizerischen DSG und der DSGVO. Sicherungskopien (Backups) werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen und bei geprüften Cloud-Anbietern gespeichert, die die Daten mit serverseitiger Verschlüsselung ablegen.

7. Cookies

FlowZart verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies. Es kommen keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies zum Einsatz. Für technisch notwendige Cookies ist weder nach DSG noch nach DSGVO eine Einwilligung erforderlich; wir informieren an dieser Stelle transparent darüber.

Zusätzlich speichert Ihr Browser lokal (im sogenannten localStorage — nicht als Cookie und ohne Übermittlung an unsere Server) einzelne Darstellungs-Präferenzen, z. B. den hellen/dunklen Modus, zuletzt gewählte Ansichtsfilter und die Bestätigung des Cookie-Hinweises.

Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit blockieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Anmeldung ohne die technisch notwendigen Cookies nicht funktioniert.

8. Beigezogene Dienstleister (Auftragsbearbeiter und Dritte)

Für den Betrieb von FlowZart ziehen wir folgende Dienstleister bei. Personendaten werden dabei nur im beschriebenen Umfang und nur soweit erforderlich weitergegeben:

• Stripe (Zahlungsdienstleister): Abwicklung der Abonnementzahlungen und Bereitstellung des Abrechnungsportals. Kommt nur zum Einsatz, wenn eine Lehrperson ein kostenpflichtiges Abonnement abschliesst oder verwaltet.
• Mailgun (E-Mail-Versanddienst, EU-Region): Versand von System-E-Mails wie Anmelde-Links, Terminbestätigungen und Erinnerungen. Wir nutzen den europäischen Endpunkt des Dienstes; übermittelt werden Empfängeradresse, Name und Nachrichteninhalt.
• Twilio (SMS-Versanddienst): Versand von SMS-Erinnerungen und -Bestätigungen. Kommt nur zum Einsatz, wenn die Lehrperson die SMS-Funktion aktiviert hat; übermittelt werden Telefonnummer und Nachrichtentext.
• OpenAI (KI-Dienst): Optionale KI-Funktionen, etwa das Auswerten von Verfügbarkeits-Texten, Planungs-Hinweise, der KI-Assistent oder KI-formulierte Bestätigungs-E-Mails. Daten werden nur übermittelt, wenn die Lehrperson eine KI-Funktion aktiv verwendet. Je nach Funktion können dabei auch Schüler- und Elterndaten (z. B. Namen, Kontaktdaten, Stundenplandaten) an OpenAI übermittelt werden — die Lehrperson entscheidet durch die Nutzung der Funktion darüber.
• Kartendienste (HERE, Google Maps): Berechnung von Fahrzeiten zwischen Unterrichtsorten. Übermittelt werden ausschliesslich Adressen bzw. Koordinaten der erfassten Unterrichtsräume — keine Namen oder sonstigen Personendaten.
• Google Calendar / Microsoft Outlook (Kalender-Synchronisation): Nur wenn die Lehrperson ihr Kalenderkonto ausdrücklich verbindet (OAuth). Unterrichtstermine — einschliesslich des Namens der Schülerin bzw. des Schülers im Terminbetreff sowie des Unterrichtsorts — werden dann in den verbundenen Kalender übertragen. Die Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt.
• Cloudflare (Netzwerk- und Sicherheitsdienst, Objektspeicher): Schützt die Website vor Angriffen und Überlastung und leitet den Web-Verkehr weiter; dabei wird technisch bedingt die IP-Adresse bearbeitet. Zudem nutzen wir Cloudflare-Objektspeicher für Dateien (z. B. von Lehrpersonen hochgeladene Dokumente und erzeugte PDF-Pläne).
• Amazon Web Services (AWS) (Backup-Speicher, Region EU): Sicherungskopien der Datenbank werden zusätzlich in einem AWS-Speicher in der EU abgelegt (Übertragung über verschlüsselte Verbindungen, Ablage mit serverseitiger Verschlüsselung des Anbieters).
• Sentry (Fehlerdiagnose): Erfasst technische Fehlerberichte im Produktivbetrieb, damit wir Störungen schnell beheben können. Die automatische Übermittlung standardmässiger Personendaten ist deaktiviert; Fehlerberichte können jedoch Protokollauszüge enthalten, die im Einzelfall Personendaten (z. B. eine E-Mail-Adresse) umfassen.
• Bunny Fonts (Schriften-CDN, EU): Lädt die auf der Website verwendete Schriftart. Der Anbieter ist auf Datenschutz ausgerichtet und protokolliert nach eigenen Angaben keine Personendaten von Besucherinnen und Besuchern.
• jsDelivr (Skript-CDN): Lädt auf einzelnen Seiten der Anwendung zwei Anzeige-Bibliotheken. Beim Abruf wird — wie bei jedem Abruf einer Web-Ressource — die IP-Adresse an den Anbieter übermittelt.

Daneben gleichen wir zur Konto-Verwaltung innerhalb unserer eigenen Produkte die E-Mail-Adresse und den Abonnementstatus registrierter Lehrpersonen mit weiteren von uns selbst betriebenen Anwendungen ab. Dabei verlassen die Daten unseren Verantwortungsbereich nicht.

9. Datenübermittlung ins Ausland

Einzelne der genannten Dienstleister (insbesondere Stripe, Twilio, OpenAI, Cloudflare und Sentry) haben ihren Sitz in den USA oder bearbeiten Daten teilweise in den USA. Übermittlungen in die USA stützen wir auf die Zertifizierung der Anbieter unter dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder auf die von den zuständigen Behörden anerkannten Standardvertragsklauseln (SCC), jeweils ergänzt durch vertragliche und technische Schutzmassnahmen.

10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung sämtlicher Verbindungen (TLS/HTTPS),
• verschlüsselte Speicherung besonders sensibler Werte (z. B. Telefonnummern, Notizfelder, Kalender-Zugriffstoken),
• verschlüsselt übertragene und beim Speicheranbieter verschlüsselt abgelegte Sicherungskopien,
• Zugriffskontrollen: Lehrpersonen sehen ausschliesslich ihre eigenen Daten; Eltern erhalten Zugang nur über individuelle, nicht erratbare Links (auf Wunsch zusätzlich passwortgeschützt),
• Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung auf Systemebene.

11. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für die Bereitstellung der Anwendung erforderlich ist — in der Regel solange das Konto der Lehrperson besteht — oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Für einzelne Datenarten gelten kürzere, automatisierte Löschfristen, insbesondere:

• Versandprotokolle von Nachrichten: 90 Tage,
• unbestätigte Terminbuchungen: 30 Tage,
• interne Seitenaufruf-Protokolle: 365 Tage,
• Kalender-Synchronisationsprotokolle: 30 Tage,
• durch die Lehrperson gelöschte Schülereinträge: endgültige Entfernung nach 90 Tagen.

Lehrpersonen können Schüler- und Elterndaten in der Anwendung selbst löschen. Auf Anfrage an [email protected] löschen wir Konten und zugehörige Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte nach anwendbarem Datenschutzrecht zu, insbesondere:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung Ihrer Daten,
• Einschränkung der Bearbeitung,
• Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten (Datenportabilität),
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an [email protected]. Zur Sicherheit können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Lehrperson oder Musikschule als Verantwortliche erfasst hat (Abschnitt 3), leiten wir sie in Absprache mit Ihnen an die zuständige Stelle weiter.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren. Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch an die für Sie zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde in der EU bzw. im EWR wenden.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen, etwa wenn sich die Anwendung, die beigezogenen Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum des letzten Stands finden Sie am Seitenanfang.